Bệnh viện Y Dược Huế

Giới thiệu phòng Hành chính quản trị

Phòng Hành chính Quản trị được chính thức thành lập theo Quyết định số 1674 /QĐ-ĐHYD ngày 11 tháng 10  năm 2012 của Hiệu trưởng Trường Đại học Y Dược Huế, trên cơ sở tách Phòng Hành chính Quản trị Vật tư trang thiết bị trước đó. Theo đó, Phòng được chia thành 2 phòng: Phòng Hành chính Quản trị và Phòng Vật tư trang thiết bị.

Chức năng nhiệm vụ: Ban hành theo Quyết định số 400/QĐ-BVYD ngày 10 tháng 10 năm 2014 của Giám đốc Bệnh viện Trường Đại học Y Dược Huế.

Phòng Hành chính quản trị là phòng nghiệp vụ chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc Bệnh viện và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về toàn bộ công tác hành chính quản trị trong Bệnh viện.

I. Nhiệm vụ:

1. Căn cứ kế hoạch công tác của Bệnh viện, lập kế hoạch công tác của phòng để trình Giám đốc phê duyệt và tổ chức thực hiện.

2. Lập kế hoạch cung ứng vật tư, trang thiết bị thông dụng cho các khoa, phòng trong Bệnh viện theo kế hoạch đã được duyệt, đảm bảo đầy đủ đúng chủng loại, đúng quy định về quản lý tài chính.

3. Lập kế hoạch duy tu, sửa chữa, bảo dưỡng nhà cửa và các máy móc thiết bị thông dụng.

4. Tổ chức tốt công tác quản lý có hệ thống các công văn đi và đến của Bệnh viện, hệ thống bảo quản, lưu trữ hồ sơ theo quy định. Đảm bảo hệ thống thông tin liên lạc của Bệnh viện.

5. Đảm bảo công tác tiếp khách, phục vụ các buổi hội nghị toàn Bệnh viện.

6. Tham gia kiểm tra chế độ bảo quản, sử dụng, vận hành các máy, thiết bị thông dụng của các khoa, phòng trong Bệnh viện.

7. Quản lý nhà cửa, kho tàng, vật tư, thiết bị thông dụng của Bệnh viện.

8. Quản lý các phương tiện vận tải của Bệnh viện. Điều động xe ô tô đi công tác và cấp cứu theo quy định.

9. Tổ chức, thực hiện việc sửa chữa nhà cửa, duy tu, bảo dưỡng các máy thông dụng theo kế hoạch.

10. Đảm bảo cung cấp đầy đủ nước sạch, cung ứng điện, hơi để sấy, hấp tiệt trùng và xử lý chất thải Bệnh viện.

11. Đảm bảo vệ sinh ngoại cảnh sạch, đẹp (vườn hoa, cây cảnh), hệ thống cống rãnh thông thoát trong Bệnh viện. Định kỳ tổ chức kiểm tra vệ sinh chung trong Bệnh viện.

12. Đảm bảo công tác trật tự trị an chung. Tham gia kiểm tra công tác bảo hộ lao động trong Bệnh viện.

13. Định kỳ tổng kết công tác cung cấp, mua sắm vật liệu, trang thiết bị thông dụng, báo cáo Giám đốc Bệnh viện.

14. Nghiên cứu xây dựng định mức tiêu hao vật tư thông dụng để trình Giám đốc duyệt và tổ chức thực hiện. Kiểm tra đôn đốc việc sử dụng hợp lý, có hiệu quả; chống lãng phí, tham ô.

15. Định kỳ báo cáo Giám đốc về nhận xét việc sử dụng hợp lý vật tư tiêu hao ở các khoa, phòng trong Bệnh viện để Giám đốc xem xét quyết định việc khen thưởng, kỷ luật.

II. Tổ chức:

1. Các bộ phận:

a. Hành chính, công văn đi, đến, lưu trữ hồ sơ.

b. Tiếp khách

c. Cung ứng vật tư thông dụng

d. Sửa chữa nhà cửa, vườn hoa cây cảnh

e. Điện, nước sạch, nước thải, lò hơi chất đốt

g. Bảo vệ trật tự trị an.

2. Lãnh đạo:

a. Trưởng phòng

b. 1 – 2 Phó trưởng phòng.

 

Nhiệm kỳ 2014 – 2019, Phòng Hành chính Quản trị có một số thay đổi về nhân sự. Đồng chí Trần Văn Hòa thôi giữ chức vụ Trưởng phòng để tập trung cho công tác chuyên môn. Đồng chí vừa là Chủ tịch Công đoàn Trường, Trưởng Bộ môn Dược lý, Trưởng phòng Đảm bảo chất lượng vừa tham gia điều trị ở Trung tâm xạ phẫu bằng gamma. Thay vào đó, đồng chí Lê Quý được bổ nhiệm giữ chức vụ Trưởng phòng Hành chính Quản trị.

Kể từ ngày thành lập đến nay, nhằm tạo điều kiện để phân công công việc và quản lý điều hành, Phòng hành chính Quản trị được chia thành 3 tổ:

-         Tổ Văn phòng

-         Tổ Hành chính Quản trị

-         Tổ Điện nước.

Về nhân sự, Phòng có 13 người, được phân bố như sau:

-         Trưởng phòng: Lê Quý

-         Tổ trưởng Tổ Quản trị: Đoàn Vinh và một số thành viên

Cao Minh Tùng: Kỷ sư xây dựng

Nguyễn Thị Hạnh: Thủ kho

Phan Nguyễn Thu Hiền: Kế toán kho

-         Tổ trưởng Tổ Văn phòng: Mai Thị Phương Thảo và các thành viên:

Hồ Phan Ngọc Ánh: Nhân viên Hợp đồng

Lê Quang Dũng: Chuyên viên

Trần Anh Hùng: Lái xe

-         Tổ Điện nước - Bảo trì: gồm các thành viên

Hoàng Quốc Cường

Trần Như Hải

Lê Ngọc Phương

Nguyễn Thanh Hoàng

Trong giai đoạn hiện nay, với một số lượng nhân sự khiêm tốn, nhưng Phòng đã thực hiện được một khối lượng công việc lớn nhằm đảm bảo công việc chung của Bệnh viện.

Về công tác văn thư, lưu trữ: Đây là một công việc quan trọng, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng điều hành công việc của Bệnh viện.  Đây là đầu mối tiếp nhận các văn bản hành chính và quản lý của các cơ quan quản lý Nhà nước từ Trung ương đến địa phương gửi về cho Bệnh viện. Việc phân loại, trình cho các cấp lãnh đạo phê duyệt chỉ đạo, gửi về cho các Phòng chức năng hoặc các đơn vị có liên quan triển khai thực hiện. Những công việc tưởng chừng như đơn điệu, nhưng đã có tác động to lớn đến từng hoạt động cụ thể, từng chương trinh hành động đảm bảo cho việc thực hiện nhiệm vụ khám chữa bệnh, nghiên cứu khoa học, các hoạt động chuyên môn và hoạt động của các tổ chức chính trị xã hội trong Bệnh viện.

Phòng cũng đã thực hiện công tác lưu trữ các văn bản hành chính của toàn Bệnh viện một cách khoa học, tạo điều kiện thuận lợi giúp lãnh đạo Bệnh viện triển khai nhiệm vụ và cung cấp cho lãnh đạo những thông tin cần thiết trong quá trình thực hiện nhiệm vụ lãnh đạo, điều hành.

Đây cũng là nơi quản lý, sử dụng con dấu của Bệnh viện một cách hợp lý. Hàng ngày đã thực hiện hàng trăm lượt sử dụng con dấu, từ các văn bản của các bệnh viện, cung cấp cho các hoạt động dịch vụ của Bệnh viện như hồ sơ khám sức khỏe, chứng từ phẫu thuật, giấy ra viện của bệnh nhân, đến các chứng từ thu kế toán, các loại sổ sách cần được quản lý,…

Ngoài ra, bộ phận này còn thực hiện nhiệm vụ lễ tân của Bệnh viện, phục vụ cho các cuộc họp, hội nghị, hội thảo của Bệnh viện hoặc của Trường khi có sự liên hệ; Phục vụ cho các dịp Lễ, Tết, những ngày truyền thống của ngành,…

Bộ phận Quản trị thì với một vai trò khác, trong điều kiện cơ sở vật chất hạ tầng của Bệnh viện đã quá cũ, chật hẹp, thì việc bảo dưỡng nhằm nâng cao chất lượng của cơ sở là một việc hết sức khó khăn. Mặc dù với nhân lực và trình độ chuyên môn còn hạn chế, nhưng đã thường xuyên nắm chắc tình hình cơ sở hạ tầng, từ nhà cửa, sân vườn, các công trình kiến trúc, … để có kế hoạch sửa chữa, đảm bảo có thể đáp ứng nhu cầu của bệnh nhân trong điều kiện có thể, làm an lòng người bệnh khi điều trị. Công việc ấy tưởng chừng như giản đơn, là những công việc tay chân, nhưng nếu không có sự nhiệt tình và tâm huyết, thì ắc khó có thể hoàn thành một cách trọn vẹn.

Một nhiệm vụ nữa cũng không kém phần quan trọng, là luôn đảm bảo cung ứng đầy đủ văn phòng phẩm, các biểu mẫu hành chính phục vụ cho công tác khám chữa bệnh, vật tư trang thiết bị, áo quần, chăn màn phục vụ cho bệnh nhân, cho nhân viên phòng mổ, cho các kíp phẫu thuật.

Tổ Điện nước chỉ có 4 nhân viên, nhưng quản lý một phạm vi tương đối rộng lớn, từ bóng đèn, dây điện, đến từng vòi nước, chiếc quạt, với mục đích đảm bảo sự an toàn và điều kiện làm việc cho toàn cán bộ, viên chức của Bệnh viện cũng như nhu cầu điều trị của bệnh nhân các Khoa lâm sàng.

Nhiệm kỳ 2014 – 2019, Phòng Hành chính Quản trị được sự chỉ đạo chặt chẽ của Đảng ủy bộ phận, Ban Giám đốc Bệnh viện, đã thực hiện được một số nhiệm vụ quan trọng.

Trước hết, Phòng hành chính Quản trị Bệnh viện đã thiết lập mối quan hệ với Phòng Tổ chức Hành chính của Trường Đại học Y Dược Huế để thường xuyên có được mối liên hệ và tiếp nhận những thông tin trong quản lý điều hành, nhằm có thể triển khai được một cách nhanh chóng những yêu cầu của nhà trường, và quan trọng hơn và học tập những kinh nghiệm quý báu trong công tác hành chính, trong kinh nghiệm tổ chức những cuộc họp, hội thảo vượt ra khỏi quy mô của Nhà trường và Bệnh viện.

Phòng Hành chính Quản trị cũng đã có mối quan hệ chặt chẽ với Phòng Quản trị Cơ sở vật chất của Trường, đây cũng là một mối quan hệ cần thiết khi mà toàn bộ hạ tầng cơ sở của Bệnh viện đều do Trường trực tiếp quản lý. Vì vậy, việc đầu tư xây dựng nhà cửa, hạ tầng kiến trúc đều phải phù hợp với quy hoạch tổng thể của Trường, và đặc biệt cần được sự hỗ trợ của các Phòng chức năng của Trường, chính vì vậy, trong những năm qua, mọi công việc của Bệnh viện đều được các Phòng chức năng của nhà trường ủng hộ và phối hợp, nhờ vậy công việc đã được triển khai đồng bộ, giúp Phòng Hành chính Quản trị hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.

Trong giai đoạn hiện nay, mặc dù với một số lượng nhân lực còn hạn chế, nhưng Phòng Hành chính Quản trị được Bệnh viện giao nhiệm vuẫy dựng hồ sơ để tiến hành một số hạn mục xây dựng như:

-         Dự án xây dựng Trung tâm Sản Nhi: Dự án này nhằm nâng cao năng lực thu dung khám và điều trị toàn diện, bao gồm công việc khám, tư vấn và điều trị các bệnh lý về sản khoa, phụ khoa, nhi khoa cũng như các kỹ thuật hỗ trợ sinh sản, chẩn đoán trước sinh và sơ sinh, … mà Bệnh viện đã triển khai trong suốt 10 năm qua.

-         Dự án cải tạo khu vực cấp cứu: nhằm đáp ứng nhu cầu tiếp nhận bệnh nhân cấp cứu khi triển khai xây dựng khối nhà 8 tầng theo dự án ODA Ý. Theo đó, khối tiếp nhận cấp cứu sẽ chuyển sang khu vực gần cổng 51 Nguyễn Huệ.

-         Dự án xây dựng khối nhà tạm cho khối hành chính, khi tiến hành xây dựng khối nhà 8 tầng theo dự án ODA Ý.

-         Dự án ODA Ý là một công trình nhằm đồng bộ các khu kỹ thuật như Khu Cấp cứu đa khoa, chẩn đoán hình ảnh, khu phẫu thuật, khu điều trị bệnh nhân và khu Kiểm soát nhiểm khuẩn.

-         Ngoài ra, Phòng còn được giao một số nhiệm vụ thực hiện các dự án khác phục vụ cho công tác khám và điều trị tại Bệnh viện.